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Séance groupe II n° 15 du  19/03/2012
La messagerie électronique (2) : Gestion du courrier et des contacts
I Organiser son courrier
Généralités :
Le courrier électronique devient vite envahissant  lorsqu'il est mal organisé, comme le courrier postal qui resterait dans la boîte aux lettres, par exemple. Il faut donc, après en avoir pris connaissance :
  • - détruire les messages sans intérêt ;
  • - récupérer les documents joints en les enregistrant dans les sous-dossiers de "Mes documents" correspondant à leur espèce, puis effacer le message correspondant pour ne pas faire double-emploi ;
  • - classer les messages à conserver dans des sous-dossiers de votre compte (voir plus loin) ;
Il faut, dans tous les cas :
  • - ne pas laisser l'affichage de la boîte de réception dépasser la taille de l'écran ;
  • - effacer la corbeille de la messagerie, où s'accumulent les messages effacés.
Dossiers de rangement :
Dans tous les logiciels gestionnaires de messagerie, on peut créer des sous-dossiers pour y faire glisser le courrier déjà lu  présentant un intérêt de sauvegarde. Pour cela, il faut toujours d'abord sélectionner le compte de courrier concerné, puis faire un clic droit dessus et cliquer gauche sur "Nouveau dossier". Ensuite on nomme le sous-dossier (vacances, factures, santé, famille, amis etc, bref tous vos sujets d'intérêt) et on accepte. Le nouveau sous-dossier apparaît à gauche, dans la colonne des dossiers. Il est prêt à recevoir vos messages par un simple glisser-déposer (différent suivant les logiciels, mais souvent avec la pédale gauche).

Suggestions :

  • Ne faites pas de sous-dossiers dans la "Boîte de réception" : c'est complètement inutile, étant donné que la boîte de réception n'est qu'un stockage provisoire, comme la boîte d'envoi.
  • Le dossier "Brouillons" est utile, car il collecte les messages que vous n'avez pas envoyés à la fermeture de l'ordinateur. En outre, lorsque vous faites glisser un message reçu vers le dossier "Brouillons", vous pouvez  ensuite le modifier, ce qui n'est pas le cas dans la boîte de réception.
  • Conservez vos messages envoyés un certain temps dans les Eléments envoyés, car vous pouvez avoir besoin d'une preuve de ce que vous avez écrit. Personnellement, je les conserve 6 mois.
  • Vérifiez régulièrement votre dossier Indésirables, car des messages utiles peuvent s'y trouver par inadvertance. Dans ce cas, faites-les glisser dans un dossier de rangement et qualifiez-les d'"Acceptables". Ils seront ensuite reconnus comme tels.
-Pensez à prendre une deuxième adresse qui vous servira pour les commandes sur internet, les pétitions que vous signerez etc.. Un webmail peut être utile pour cela. Ouvrez cette boîte de temps en temps.
-Ne donnez jamais votre mot de passe de passe : votre adresse mail contient énormément de données confidentielles qui ont beaucoup d'importance pour des personnes mal intentionnées.
-Ouvrir un mail n'est pas dangereux. C'est le document joint qui l'accompagne qui peut être malfaisant. En ouvrant votre message, vous aurez une idée de ce qui l'accompagne. N'activez pas l'ouverture automatique des pièces jointes.
-N'envoyez pas de pièces jointes trop lourdes, qui peuvent être bloquées  : il vaut mieux envoyer plusieurs messages.
-Evitez les envois en masse de documents sans intérêt ou trop orientés : vos correspondants finiraient par ne plus ouvrir ce qui provient de vous.


Exercice : Quel que soit votre logiciel de messagerie, créez des sous-dossiers de rangement sur votre propre ordinateur et organisez votre messagerie locale.


II Gérer ses contacts

Nous avons déjà vu qu'il était utile de faire une sauvegarde régulière des contacts avec nom, prénom, nom d'affichage et adresse électronique. Il est en effet désagréable de recréer un  carnet d'adresses souvent supérieur à cent fiches. Pour cela, comme nous l'avons dit et expérimenté, le format csv est le plus sûr, le plus simple, car il peut être récupéré par tous les logiciels de messagerie, et aussi exploité par Excel, OpenOffice et LibreOffice. Il est bon de savoir que les séparateurs peuvent être des virgules ou des points-virgules. Dans tous ces logiciels (Outlook Express, WLM 2009 ou 2011, Thunderbird, Incredimail etc) il existe une fonction Importer et Exporter. Elle est utile pour récupérer des messages, mais aussi des adresses de contacts.

Exercice :
  1. Rendez-vous à ces deux adresses pour télécharger les deux fichiers csv suivants : contacts-pv.csv   et  contacts-virg.csv
    Vous obtiendrez deux fichiers csv avec chacun 3 contacts. L'un a pour séparateur la virgule (contacts-virg) et l'autre le point-virgule (contacts-pv).
  2. Enregistrez-les sur votre bureau.
  3. Ouvrez-les avec votre tableur préféré (Excel, OpenOffice, LibreOffice) en réglant les séparateurs pour qu'ils s'affichent bien en colonnes.
  4. Ajoutez un contact (Nom, Prénom, Affichage, adresse de messagerie). Enregistrez et refermez.
  5. Faites un clic droit dessus, "Ouvrir avec", choisissez le Bloc-notes et remarquez les séparateurs (virgule ou point-virgule)
  6. Dans Edition, avec "Remplacer",  remplacez les virgules par des points-virgules ou inversement. Revenez à l'origine.
  7. Ouvrez votre logiciel de messagerie et importez les quatre contacts qui y figurent en choisissant le bon fichier.
  8. Dans votre logiciel de messagerie, effacez les quatre contacts que vous venez d'y importer.