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Séance groupe II n° 19 du  14/05/2012
La suite LibreOffice : la base de données
I Préambule
Une base de données (son abréviation est BD, en anglais DB, database) est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon structurée. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes et par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base
Une base de données permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces derniers. Cela est d'autant plus utile que les données informatiques sont de plus en plus nombreuses. Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un utilisateur, ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et accessibles par réseau.
L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est la possibilité de pouvoir être consultée par plusieurs utilisateurs simultanément.
Un fichier de BD ressemble à un tableau à deux entrées avec :
-en première ligne, des têtes de colonnes portant le nom des champs (rubriques de renseignements) ;
-puis autant de lignes qu'il y a de fiches portant chacune les renseignements désirés.

La gestion de la base de données est possible grâce à un système appelé SGBD (système de gestion de bases de données). Le SGBD est un ensemble de services (applications logicielles) permettant
  • l'accès aux données de façon simple par de multiples utilisateurs
  • la manipulation des données présentes dans la base de données (insertion, suppression, modification)
Les actions les plus courantes sur une base de données sont les suivantes :
  • -création de la base de données ;
  • -saisie des informations dans les différents champs ;
  • -exploitation de la BD de façon simple : recherche, tri, filtre ;
  • -exploitation avancée : création de requêtes, de formulaires, de rapports.

Lexique :
Un tri est une présentation de la BD dans un autre ordre, selon un index choisi (ordre alphabétique des noms, âge, durée d'une course, somme attribuée etc)
Un filtre est une présentation de la BD en occultant un certain nombre de fiches (noms commençant par A, mons de 40 ans etc)
La table est la base fondamentale dans laquelle s'inscrivent toutes les fiches
Une requête est une présentation de la table selon un index (ressemble au tri mais un tri pré-formatté)
Un formulaire est un document qui permet d'organiser les champs sur une page pour lire les informations ou bien les inscrire.
Un rapport est un document préparé notamment pour la sortie sur imprimante

II Créer une base de données
  • -créer à partir de rien et renseigner les champs
Ouvrir LibreOffice
Fichier/Nouveau/Base de données.    L'assistant s'ouvre et vous demande ce que vous voulez faire.
Cochez "Créer une base de données", puis "Terminer".
Choisissez l'emplacement (Bureau) puis le nom de la BD. Cliquez sur Enregistrer
Retour dans la nouvelle BD. "Table" est sélectionné. Cliquer sur "Créer une table en mode ébauche"
Tapez les noms de champs puis choisissez le type de champ (VARCHAR, DATE, NOMBRE etc, en fonction des données que vous voulez y mettre).
Fermez la table et enregistrez-la. On vous propose son nom : acceptez. On vous propose une clé primaire : acceptez.
La table étant confectionnée, ouvrez-la pour y inscrire les renseignements.
  • -créer une base et y copier des données à partir d'un tableau
Faites un Copier du tableau qui servira pour votre base de données.
Ouvrir LibreOffice
Fichier/Nouveau/Base de données.    L'assistant s'ouvre et vous demande ce que vous voulez faire.
Cochez "Créer une base de données", puis "Terminer".
Choisissez l'emplacement (Bureau) puis le nom de la BD. Cliquez sur Enregistrer
Faites Edition/Coller. Une fenêtre s'ouvre. Cochez "Définition et données", puis "Utiliser la première ligne comme noms de colonnes", puis "Créer une clé primaire". Cliquez sur Créer. La nouvelle table apparait avec ses données.
  • -se connecter à une base de données existante (tableur)
Ouvrir LibreOffice
Fichier/Nouveau/Base de données.    L'assistant s'ouvre et vous demande ce que vous voulez faire.
Cochez "Se connecter à une base de données existante", choisir "Classeur dans la liste déroulante, puis "Suivant".
Dans le Parcourir, rechercher le fichier xls ou ods que vous voulez éditer en base de données. Nommez votre base puis faites Terminer.
La nouvelle table apparait avec les données du tableur.
Attention : dans ce dernier cas, la table est en lecture seule : vous ne pourrez pas la modifier mais simplement la consulter.

Exercice 1:
a) Créez une base de données synthétisant une course de club sportif, incluant les 7 champs suivants :

Nom, Prénom, Naissance, CP (
code postal), Ville, Temps (en secondes), Somme (gagnée). Précisez le format de chaque champ.
Attention : La structure de votre base doit être parfaitement constituée avant de commencer la saisie. Sinon, toute modification ultérieure de la base s'avérera difficile.
Pensez à mettre Nom, Prenom, CP, Ville en mode caractère (VARCHAR), Naissance en mode date (DATE), Temps en mode numérique (NUMERIC) et Gain en mode décimal (DECIMAL). Acceptez la clé d'index lors de l'enregistrement (Champ ID).
b): Renseignez 6 fiches

Vous devez obtenir quelquechose qui ressemble à ceci :
course

Exercice 2 :
Téléchargez et ouvrez le fichier suivant : biblio.ods

Faites un Copier de ses données. Laissez ouvert
Fichier/Nouveau/Base de données puis "Créer une base de données" puis directement Terminer. Enregistrez la nouvelle base de données sur le bureau (Exercice.odb). La table s'ouvre.
Faites Edition/Coller. Nommez la table "bibli1" puis faites Suivant.
Faites passer tous les enregistrement du tableau vers la table de BD par le double chevron. Puis directement Suivant. Cliquez sur "Créer" Acceptez la clé primaire qui définira les enregistrement propres à la table.
La table bibli1 est créée dans la BD Biblio. Vous pouvez l'ouvrir

III Rechercher
Dans une grande base de données (plusieurs centaines d'enregistrements) il est pratique de rechercher une fiche grâce à cet outil.
On ouvre la table, puis on clique sur l'icône "Rechercher" (rectangle avec une loupe).
On coche "Texte", puis on tape le texte recherché, on définit le champ dans lequel chercher, puis on clique sur Rechercher.
Si on ne connaît que la première lettre, on tape celle-ci suivie d'un  astérisque et on coche "Caractères génériques". On clique à nouveau pour savoir s'il existe d'autres enregistrements.

IV Trier
Trier consiste à mettre l'ensemble des données dans un autre ordre en se basant sur un champ (ou plusieurs) appelé "clé d'index".
Le tri peut être Croissant ou Décroissant. Il peut porter sur des champs texte (ordre alphabétique), des champs numériques (ordre des nombres) ou date (ordre chronologique).
Pour effectuer un tri, ouvrir la base, puis la table désirée et enfin cliquer sur l'icône de tri (une flèche et Z A). Là, vous devez définir le champ qui sera la clé d'index, puis l'ordre de tri et enfin, cliquer sur OK. Le tri s'effectue.
Vous pouvez annuler le tri en cliquant sur l'icône à l'extrême droite intitulée "Supprimer le filtre/tri"

V Filtrer
Filtrer consiste à ne présenter à l'affichage qu'un certain nombre d'enregistrements répondant à un ou des critères bien précis.
Exemple1 : Membres de plus de 30 ans
Exemple2 : Livres dont l'auteur commence par la lettre H
Exemple3 : Communes dont le code postal est 16210
Pour ce faire, ouvrir la base puis la table désirée et cliquer sur l'icône de filtre (sorte d'entonnoir marqué Filtre standard)
Là, vous allez devoir définir 3 éléments :
-le champ sur lequel va porter le filtre ;
-la condition. Peut être = (égale)   > (plus grand que)      < (plus petit que)    comme (commence par, avec une étoile, caractère générique) vide    non vide   etc...
-Valeur : la valeur choisie
Exemple 1 :   Numéro    >           22  va afficher tous les enregistrements de livres dont le numéro est supérieur à 22
Exemple 2 :   Auteur     comme   H*  va afficher tous les enregistrements dont l'auteur commence par H.
Pour retrouver la table entière, cliquez sur l'icône située à droite portant une croix et intitulée "Supprimer le filtre/Tri"