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Séance groupe II n° 22 du  04/06/2012
La suite LibreOffice : confection d'étiquettes
I Généralités

On peut réaliser des étiquettes facilement avec une suite comme LibreOffice. Deux types d'étiquettes existent :
1- des étiquettes identiques, avec le même contenu ;
2- des étiquettes ayant la même structure mais avec un contenu différent, tiré d'une base de données ou d'une feuille de calcul (tableur) faisant office de base de données simple. Il s'agit dans ce cas de mettre en synergie un tableau de traitement de texte et une base de données avec son contenu.
Dans tous les cas, il faut d'abord définir le format de la feuille d'étiquettes (longueur, largeur, marges, écart vertical, écart horizontal, nombre de lignes, nombre de colonnes). Ceci étant fait, on enregistre ce format pour ne pas avoir à le recommencer chaque fois.
Puis on crée une étiquette type et on la synchronise, c'est à dire qu'on la duplique autant de fois qu'il y a d'étiquettes.
Ce tuto s'appuie sur la version 3.6.6 de LibreOffice.

II Etiquettes identiques

1°) Préparation

Ouvrir LibreOffice  Texte, puis Fichier/Nouveau/Etiquettes.
Vérifiez que "Caractères non imprimables" soit activé (ou faites les apparaitre avec Ctrl+F10)
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous voyez trois onglets : Etiquettes, Format, Options.

-Soit vous connaissez la marque et le format de vos étiquettes adhésives en planches A4. Dans ce cas, vous cliquez sur l'onglet "Etiquettes" et vous choisissez les caractéristiques de la feuille d'étiquettes dans la fenêtre qui s'ouvre (liste déroulante). C'est ici que vous pourrez retrouver votre format personnalisé après l'avoir enregistré ;

-Soit vous voulez faire une feuille d'étiquettes personnalisée et vous choisissez "Format". Dans ce cas, vous renseignez l'écart horizontal, vertical, la largeur, la hauteur, les marges, le nombre de colonnes et de lignes, ainsi que le format de la page, puis vous enregistrez en donnant un nom à votre feuille.

Ensuite, vous activez l'onglet "Options", vous cochez "Page entière", puis "Synchroniser le contenu"
Cela étant fait, vous cliquez sur "Nouveau Document" pour afficher la feuille avec ses étiquettes.

Une première ligne d'écriture est matérialisée dans chaque étiquette par un rectangle et le signe de fin de paragraphe.

2°) Réalisation

Vous  écrivez ce que vous voulez dans la première étiquette, en haut, à gauche, par exemple "Confiture de fraises". Vous pouvez choisir la police, la taille, centrer, etc.
Ecrivez si besoin une deuxième ligne, en la créant tout d'abord avec la touche Entrée.
Vous pouvez aussi y ajouter une petite image (redimensionnée auparavant avec un traitement d'images). Insertion/Image/A partir d'un fichier.
Lorsque votre étiquette vous plaît, vous allez la dupliquer. Pour cela vous cliquez sur "Synchroniser les étiquettes". La page se complète.

Si vous voulez modifier l'ensemble, contentez-vous de modifier la première étiquette, puis synchronisez à nouveau.

Il vous reste à imprimer vos étiquettes. Pour cela, mettez votre planche d'étiquettes adhésives dans l'imprimante (du bon côté) et faites Fichier/Imprimer. Choisissez la bonne imprimante, la mise en page et lancez l'impression.

Exercice : Trouvez sur internet une image de fraise.
Composez un format d'étiquettes de 7 cm sur 3,5cm avec une marge haute et basse de 9mm.
Faites une étiquette de base avec l'inscription "Confiture de fraises", insérez l'image trouvée, et en bas de l'étiquette, écrivez "Printemps 2012". Synchronisez et lancez l'impresssion sur une page normale (toujours essayer sur du papier normal pour éviter de gaspiller des étiquettes)

III Étiquettes différentes issues d’une feuille de calcul ou d'une base de données

1°) Préparation de la page d'étiquettes

Voir paragraphe II 1°) Préparation (ci-dessus)

2°) Activation de la base de données

C'est un peu plus complexe que les étiquettes identiques, car il va falloir changer de données à chaque étiquettes, données tirées de champs d'une feuille de calcul ou d'une base de données que nous avons étudiée récemment. Les passages délicats seront en caractères gras.

Si vous utilisez une feuille de calcul comme base de données, elle doit avoir une structure précise :
- les têtes de colonnes sont les noms de champs ;
- les données des colonnes correspondent à la caractéristique de chaque champ : Nom, prénom etc...
- chaque ligne correspond à chaque fiche.
Les feuilles de calcul ont pour format "xls ou "xlsx" pour Excel, "ods" pour OpenOffice ou LibreOffice.

Votre feuille d'étiquettes vierges est présente sous vos yeux. L'affichage "Synchroniser les étiquettes" est visible car vous avez coché ce qu'il faut dans l'onglet "Options". Nous devons maintenant rajouter la feuille de calcul ou la base de données qui viendront approvisionner les étiquettes.
Faites Edition/Changer de base de données. Avec le Parcourir, allez chercher la feuille de calcul ou la base de données désirée. Lorsqu'elle apparaît dans la fenêtre en-dessous de "Base de données disponibles", développez-la en cliquant sur le signe +. La table va apparaître, ainsi que la requête si elle existe. Si vous voulez vous servir de la table,  cliquez sur son nom puis "Définir". Si vous voulez utiliser la requête, cliquez sur le nom voulu puis "Définir". La fenêtre disparaît.
Pour faire apparaître les champs, il faut faire "Affichage/Source de données". La table ou la requête est surlignée à gauche et le contenu apparaît à droite.


3°) Composition de l'étiquette de base :

a)- Faites un glisser-déposer (pédale gauche) d'une tête de colonne (nom de champ) vers la première ligne de l’étiquette de base. Exemple <NOM>.  Insérez deux espaces et faites la même chose pour <PRENOM>
Passez à la ligne suivante avec Entrée. Laissez-la vide.
Passez à la ligne suivante. Insérez le <CP>, quelques espaces, puis <COMMUNE>. Nous nous en tiendrons-là.      Voir image1

b)- Lorsque tout est en place, positionnez le curseur à la fin de l’étiquette de base (la première en haut à gauche) et faites : Insertion >> Champs >> Autres >> Onglet "Base de données"  >>  Enregistrement suivant.

Faites Insérer puis Fermer.

c)-  Cliquez sur "Synchroniser les Etiquettes" (N'oubliez pas !)                Voir image2

d)- Il faut maintenant sélectionner les lignes des données que nous voulons placer en étiquettes. Cliquez dans la colonne d'extrême gauche de la base de données en face de la première ligne. Celle-ci se colore en bleu. Tenez appuyée la touche Maj et cliquez en face de la 5ème ligne par exemple. Les 5 premiers enregistrements vont se surligner. Ce sont eux qui vont entrer dans les étiquettes.

Si aucune fiche n'est sélectionnée, l'étape suivante ne se fera pas.


Pour tout sélectionner, surlignez la première ligne, faites défiler la table, puis cliquez sur la dernière ligne en tenant la touche Maj appuyée.
Pour ne sélectionner que quelques enregistrements non contigus, tenir appuyée la touche Ctrl tout en cliquant sur les fiches désirées.

e)- Cliquez sur l'icône "Données dans les champs". Les étiquettes personnalisées apparaissent.   Voir image3

Seule la première page d'étiquettes va apparaitre. C'est une matrice. Pour avoir toutes les étiquettes, il faut passer à l'impression (voir le paragraphe [d) impression]  juste ci-dessous)

4°) Impression
Lorsque vous faites Fichier/Imprimer, un avis apparaît :
"Le document contient des champs de base de données d'adresses. Voulez-vous imprimer une lettre-type ?" 
Répondez "Oui".       Prochaine fenêtre : Enregistrements  Cochez "Tout". Une fenêtre classique d'impression apparaît alors où vous pouvez choisir de faire imprimer page par page. 
Testez votre impression sur une page avec du papier ordinaire.