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Séance groupe II n° 22 du 12/05/2014
Le PDF : Créer, ouvrir, exploiter

I Qu'est-ce qu'un PDF ?
Lorsque
dans un courriel vous recevez des documents attachés, un pourcentage important d'entre eux sont sous format PDF, ouvert habituellement par Adobe Reader, autrefois appelé Acrobat Reader.
Le Portable Document Format, communément abrégé en PDF, est un langage de description de pages créé par la société Adobe Systems et dont la spécificité est de préserver la mise en forme d’un fichier – polices d'écritures, images, objets graphiques, etc – telle qu'elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser (définition de Wikipédia)
En effet, lorsque l'on produit un document avec insertion d'images et présentation de texte personnalisée, sa restitution sur un autre ordinateur peut être complètement bouleversée (polices de caractères, mise en page due au paramétrage de l'appareil et de l'imprimante). Beaucoup d'imprimeurs préfèrent un document en PDF, car ils sont certains que les volontés du client seront respectées.
En quelque sorte, le format PDF fige la présentation, qui ne sera plus déformée en voyageant.

II Comment peut-on créer  un PDF ?
Pour créer un PDF, on peut utiliser Adobe Acrobat, payant, ou PDF Creator, payant aussi mais après une période d'essai.
Il existe aussi une solution gratuite avec l'intégré  LibreOffice
1° Création simple avec LibreOffice
Il  est très facile avec cette suite,  après avoir réalisé un document intégrant textes, titres, images, voire tableaux, de figer le tout sous format PDF.
Pour cela, il faut, après avoir créé son document dans LibreOffice et l'avoir sauvegardé sous format odf (open document file),  faire "Fichier/Exporter au format PDF". Une première page s'ouvre : cliquez sur Exporter. Choisissez le nom et la localisation : votre document s'enregistre à l'endroit voulu, sous le nom défini et sous format PDF.

2° Mot de passe et restrictions
Toujours dans LibreOffice, lorsque dans "Exporter au format PDF" la première page s'ouvre, vous pouvez cliquer sur Sécurité, puis sur "Définir les mots de passe". Dans la page qui  suit, définissez un mot de passe d'ouverture et confirmez-le. Votre correspondant devra posséder ce mot de passe pour ouvrir le document.
Définissez ensuite le mot de passe d'autorisation et confirmez-le (ce peut être le même que le mot de passe d'ouverture). Cette opération va vous donner accès à un paramétrage des droits d'utilisation.
Vous pouvez choisir :
- d'interdire ou d'autoriser l'impression du texte ;
- d'interdire ou d'autoriser la copie de passages ;
- d'interdire ou d'autoriser le remplissage de champs de formulaire ;
- d'interdire ou d'autoriser la suppression de pages etc...

Bien entendu, interdire l'ouverture du document n'a pas beaucoup de sens, si on ne donne pas le mot de passe.

III Comment permettre la modification d'un PDF
Un document au format PDF n'est pas fait pour être modifié.
Toutefois, si les autorisations sont données, ou si aucune interdiction n'a été paramétrée, on peut extraire une image et l'enregistrer, et sélectionner un texte pour en faire un copier-coller vers un traitement de texte.
Si les interdictions sont strictes, on ne récupèrera pas le contenu d'un PDF pour traitement éventuel..
Une autre solution existe pourtant : le traitement en ligne. En allant par exemple sur le site www.conv2pdf.com on peut y envoyer un document (jusqu'à 6 Mo) qui sera converti et retourné sous format aisément exploitable.

IV Comment exploiter simplement un PDF : Utilisation de PDFXChangeViewer
Par défaut, les documents au format PDF sont ouverts avec Adobe Reader (Adobe étant le créateur de ce format),  Ce logiciel permet de lire les fichiers, mais pas de les modifier. Il a aussi l'inconvénient d'être lourd.
Un logiciel gratuit, beaucoup plus léger permet aussi de lire les PDF, mais aussi d'écrire dessus, de surligner etc... Il s'agit de PDFXChange Viewer.

1° Téléchargement
Téléchargez le fichier exécutable d'installation ici :
http://www.clubic.com/telecharger-fiche76372-pdf-xchange-viewer.html
Cliquez sur le bouton rectangulaire orange : "Télécharger 32/64 bits". Une page de pub s'ouvre. Cliquez sur le lien "Cliquez ici".
Puis, dans la mini fenêtre qui suit, cliquez sur "Enregistrer"
Dans la fenêtre "Enregistrer sous" qui s'ouvre, choisissez le Bureau comme localisation et cliquez sur "Enregistrer". On vous dit "Téléchargement terminé".
Cliquez directement sur "Exécuter"

2° Installation
Cliquez encore sur "Exécuter". Choisissez la langue (Français), puis OK. Puis Suivant.
Cochez "Je comprends et j'accepte..." (Licence d'utilisateur). Puis Suivant.
Dossier de destination : Acceptez par Suivant.
Composants à installer : laissez tout coché, mais dans "OCR" (Optical Character Recognition), vous pouvez ne laisser que "French". Suivant puis Suivant.  Encore 2 fois Suivant, puis Installer. Cliquez sur Terminer.
Lors de l'installation, vous avez défini PDFXchange comme logiciel par défaut, c'est à dire que c'est lui qui s'ouvrira systématiquement pour éditer vos PDF (et non pas Adobe Reader, qui ne sert plus à rien, vous pouvez le désinstaller).

3° Utilisation
Ouvrez un PDF par un double-clic. Par défaut, c'est PDFXchange qui va l'éditer.
Ouvrez le menu "Affichage" par un clic, puis "Barres d'outils". Vérifiez dans "Affichage" que toutes les barres d'outils sont cochées, donc activées et visibles. Sinon, cochez-les.
Nous allons voir rapidement quelques fonctionnalités de cet outil simple et gratuit :

Machine à écrire : Cliquez sur l'outil "Machine à écrire", puis cliquez en un endroit vide de votre PDF. Tapez un mot. Vous pouvez ainsi remplir un champ de formulaire type administratif : Nom, Prénom, date de naissance, coche dans une case etc...

Outil note : Cliquez sur l'outil "Note autocollante", puis en un endroit de votre PDF. Un petit cadre de remplissage apparait et vous pouvez rédiger une note rapide, que vous ferez apparaitre en survolant avec votre souris.

Outil "Boite de texte" Cliquez sur cet outil puis en un endroit vide de votre PDF. Dessinez un rectangle. Vous pouvez écrire à l'intérieur un texte qui restera apparent dans votre PDF, après avoir cliqué à l'extérieur du rectangle.

Outil "Rappel" Dessine un petit cadre dans lequel on peut écrire, relié
par une flèche à un mot du texte ou une image,  pour explication.

Outil "Surligneur". En cliquant d'abord sur cet outil, on peut ensuite surligner un mot en le balayant. Intéressant. On peut changer la couleur de surlignage dans l'outil "Couleur de remplissage".
On trouve aussi à côté les outils de "Barré" et de "Soulignage".

Dessin : On peut dessiner diverses figures : flèches, traits, carrés, ovales, lignes brisées, polygones, lignes brisées, nuages etc.

Attachement de fichier : On peut, en un endroit d'un texte, attacher un fichier qui pourra être lu par le destinataire.

Outil de sélection : Très important, il permet de sélectionner un texte pour en faire ensuite un copier-coller. Les outils relatifs à du texte (surligner, souligner, barrer, sélectionner) sont reconnaissables à l'icône avec un T
Il existe des quantités d'autres outils qu'il serait fastidieux d'énumérer, mais que vous pourrez tester vous-mêmes.

Une fois le texte complété, il suffit de le sauvegarder avec "Enregistrer sous" ou "Enregistrer une copie sous". Vous conservez ainsi une copie intacte du PDF original.