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Séance groupe II n° 24  du lundi 26/05/2014
LibreOffice : Base de données simple avec Calc, tris et filtres. Conditions et liste déroulante.

I Préambule

LibreOffice possède son propre gestionnaire de Base de données : LibreOffice Base. Il est très sophistiqué et permet de gérer les tables, les requêtes, les formulaires et les rapports.
Mais pour une utilisation simple, il est préférable d'utiliser le tableur LibreOffice Calc.
Dans ce tuto, en utilisant une feuille de calcul sous forme de table, nous allons voir comment on peut changer l'ordre des données (tri) ou ne faire afficher qu'un certain nombre de fiches selon certains critères (filtre).
Puis nous irons un peu plus loin  en utilisant une notion fondamentale de l'informatique, la condition, et aussi en créant une liste déroulante affectée à un certain nombre de cellules, pour éviter une saisie fastidieuse. Mais cette deuxième partie sera d'une difficulté supérieure à la première.


II Base de données de Calc : tris et filtres
Mettez sur le Bureau le fichier ods suivant : "liste.ods". Ouvrez-le avec LibreOffice.
Il se présente sous forme de base de données simple. Les têtes de colonnes indiquent les champs. Chaque ligne suivante représente une fiche.
Mettez la cellule active à l'intérieur des données et non pas à l'extérieur du tableau, ce qui aboutirait à un dysfonctionnement.
1° Le tri
Le tri consiste à présenter une table de base de données dans un autre ordre, en prenant comme clé de tri (ou index) un ou plusieurs noms de champs. Par exemple, on peut faire classer les hommes par ordre alphabétique, puis les femmes par ordre également alphabétique. On peut aussi classer les éléments de cette table par date de naissance.
Pour cela, la table étant ouverte avec LibreOffice, on positionne soigneusement la cellule active dans la zone des données, puis on clique sur Données ==>> Trier
Cliquez sur "Nom" puis cochez "Croissant". Acceptez par OK. Le tri s'effectue.
Tri à double index : Dans "Clé de tri 1", cliquez sur "Commune" (1ère clé), puis sur "Croissant"
Dans "Clé de tri 2", cliquez sur "Naiss", "Croissant". Acceptez par OK.
Vous remarquez que les communes sont classées par ordre alphabétique et que les habitants de chaque commune sont rangés par date de naissance croissante (§ III et § IV).

2° Le filtre
On utilise un filtre en informatique pour ne faire apparaitre que certaines fiches qui correspondent à un critère pré-défini.
Par exemple, dans le fichier "liste.ods", on peut choisir de ne faire afficher que les hommes.
Pour cela, cliquer sur Données, puis Filtre et Filtre standard.
Dans les champs, choisir "Civilité", dans le cadre "Condition", choisir le signe =, dans le champ "Valeur", taper un M.
Acceptez par OK. Les hommes s'affichent.
Pour revenir à la liste complète, faites "Données ==>>Filtre ==>> Réinitialiser le filtre"

3° Le "ET" et le "OU"
Lorsqu'une condition existe dans une formule informatique, l'action que l'on veut déclencher ne s'exécutera que si la condition est vérifiée.
Exemple : Condition : Si mon compte en banque est supérieur à 10 000 euros
                Action envisagée : J'achèterai une nouvelle voiture
                Sinon : J'attendrai des jours meilleurs.
Parfois, il existe deux conditions. C'est là qu'interviennent le "ET" ou le "OU"
Avec le "ET", les deux conditions doivent être vérifiées simultanément pour que l'action s'exécute.
Exemple : SI je peux avoir un jour de congé           ET SI le temps est beau,                  je passerai ma journée à la Foire-exposition
Si une seule des deux conditions n'est pas remplie, l'action envisagée n'aura pas lieu.

Avec le "OU", il suffit que l'une des deux conditions soit remplie pour que l'action s'exécute.
Exemple : SI tu me téléphones              OU SI tu m'envoies un mail,                     je connaîtrai la réponse.

Exercices :
1- Faites un filtre pour faire afficher toutes les personnes de genre féminin

2- Faites un filtre pour faire afficher toutes les personnes de plus de 60 ans vivant dans le Code Postal 16210

III Utilisation d'une formule dans une cellule pour exprimer un état soumis à une condition
Maintenant que nous savons comment exprimer une condition, il est intéressant de faire afficher dans une cellule une information soumise à une condition.
Par exemple, dans notre fichier de travail "liste.ods", on peut imaginer une autre colonne G intitulée Catég, dans laquelle on ferait afficher "Senior" pour les plus de 60 ans et "Junior" pour les moins âgés.
La formule serait la suivante :
=SI(D2>DATE(1954;5;1);"Junior";"Senior")
ce qui signifie : si la date de naissance notée en cellule D2 est postérieure au 1er mai 1954, alors affiche le mot "Junior". Sinon, affiche le mot "Senior".
Ceci n'étant valable que pour une cellule, si on veut l'étendre à toutes les fiches, il faut recopier la formule vers le bas.
Pour cela :
Sélectionner la cellule G2
Sélectionner une zone G2:G32
Edition ==>> Remplir ==>> Vers le bas
Les mots "Junior" ou "Senior" doivent s'afficher en fonction de la date de naissance exprimée en colonne D .

IV Création d'une liste déroulante
Outre l'affichage automatique vu au n° III, l'utilisateur est souvent amené à écrire lui-même dans une cellule un mot ou une expression choisis parmi plusieurs possibilités. Pour éviter une frappe fastidieuse, on crée alors une liste déroulante contenant les choix pré-établis. Voici comment procéder.
Dans notre fichier "liste.ods", en H1, nommons la colonne "colis". Nous allons imaginer qu'il est décidé d'offrir un colis de Noël à toutes les personnes âgées de plus de 60 ans, vivant dans le CP 16210. Si ces deux conditions ne sont pas remplies, nous leur souhaiterons simplement un joyeux Noël.
Nous allons manuellement faire écrire "Cadeau Noël" dans toutes les fiches des ayant-droits. (On pourrait très bien aussi le faire faire automatiquement).
Plaçons-nous en H2.
Données ==>> Validité ==>> Critères ==>> Autoriser Liste
Dans le cadre Entrée, écrire les deux choix pré-décidés : "Cadeau Noël"     "Joyeux Noël". Puis OK
Une petite flèche apparait à gauche de la cellule. Cliquez dessus. Vous pouvez choisir en fonction des critères "âge" et "code postal".
Il faut maintenant étendre cette formule de liste déroulante au reste de la colonne
Sélectionner la cellule H2 et la vider de son contenu
Sélectionner une zone H2:H32
Edition ==>> Remplir ==>> Vers le bas
Vous pouvez maintenant renseigner chaque fiche pour savoir qui recevra un cadeau de Noël.