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Séance groupe II n° 07 du 24/11/2014
Exportation en pdf. Travailler sur un pdf. OCR.

I Exporter en pdf

1° Qu'est-ce qu'un PDF ?
Lorsque dans un courriel vous recevez des documents attachés, nombre d'entre eux sont sous format PDF, ouvert habituellement par Adobe Reader, autrefois appelé Acrobat Reader.
Le Portable Document Format, communément abrégé en PDF, est un langage de description de pages créé par la société Adobe Systems et dont la spécificité est de préserver la mise en forme d’un fichier – polices d'écritures, images, objets graphiques, marges, etc – telle qu'elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser.
En effet, lorsque l'on produit un document avec insertion d'images et présentation de texte personnalisée, sa restitution sur un autre ordinateur peut être complètement bouleversée (polices de caractères, mise en page adaptéee au paramétrage de l'appareil et de l'imprimante). Beaucoup d'imprimeurs préfèrent un document en PDF, car ils sont certains que les volontés du client seront respectées.
En quelque sorte, le format PDF fige la présentation, qui ne sera plus déformée en voyageant.
2° Comment produire un document pdf avec LibreOffice
Lorsque votre document est terminé, avec sa mise en page et ses images intégrées, commencez par l'enregistrer sous son format odf (soit odt, soit ods, soit odg), pour que vous puissiez le reprendre plus tard et le modifier avec LibreOffice. Puis faites Fichier ==>> Exporter au format pdf. Une première fenêtre va vous permettre de choisir des options (notamment la sécurité et la protection de votre document, voir pour cela la séance 22 2013-2014 du groupe 2 dans les archives). Cliquez sur Exporter. On vous propose alors de nommer votre document et de lui donner une localisation. Acceptez par "Enregistrer" et votre document pdf apparait à l'endroit choisi.

II  Comment exploiter simplement un PDF : Utilisation de PDFXChangeViewer

Par défaut, les documents au format PDF sont ouverts avec Adobe Reader (Adobe étant le créateur de ce format),  Ce logiciel permet de lire les fichiers, mais pas de les modifier. Il a aussi l'inconvénient d'être lourd.
Un logiciel gratuit, beaucoup plus léger permet aussi de lire les PDF, mais aussi d'écrire dessus, de surligner etc... Il s'agit de PDFXChange Viewer.
1° Téléchargement
Téléchargez le fichier exécutable d'installation ici :
http://www.pcastuces.com/logitheque/pdf-xchange_viewer.htm

En-dessous de "A propos de ce logiciel", cliquez sur le cadre contenant en rouge "Télécharger gratuitement (version classique)". Dans la fenêtre qui apparait, cliquez sur le serveur de téléchargement  le moins occupé. Le nom du fichier apparait : PDFXVwer.exe. Cliquez sur "Enregistrer le fichier".
Cliquez sur le fichier PDFXVwer.exe qui va installer le logiciel.
2° Installation
Cliquez sur "Exécuter". Choisissez la langue (Français), puis OK. Puis Suivant.
Cochez "Je comprends et j'accepte..." (Licence d'utilisateur). Puis Suivant.
Dossier de destination : Acceptez par "Suivant".
Composants à installer : laissez tout coché, mais dans "OCR" (Optical Character Recognition), vous pouvez ne laisser que "French". Faites 3 fois "Suivant".  Cochez "Free Version" puis "Suivant", puis Installer. Cliquez sur "Terminer".
Lors de l'installation, vous avez défini PDFXchange comme logiciel par défaut, c'est à dire que c'est lui qui s'ouvrira systématiquement pour éditer vos PDF (et non pas Adobe Reader, qui ne sert plus à rien, vous pouvez le désinstaller).
3° Utilisation
Ouvrez un PDF par un double-clic. Par défaut, c'est PDFXchange qui va l'éditer.
Ouvrez le menu "Affichage" par un clic, puis "Barres d'outils". Vérifiez dans "Affichage" que toutes les barres d'outils sont cochées, donc activées et visibles. Sinon, cochez-les.
Nous allons voir rapidement quelques fonctionnalités de cet outil simple et gratuit :
Ouvrez le document "VAE.pdf"

Sélection :
  Dans la barre d'outils, vous remarquez une main (pour faire défiler un texte), un appareil photo (outil cliché) et un T dans un cadre. C'est cet outil de sélection qui nous intéresse.
Très important, il permet de sélectionner un texte pour en faire ensuite un copier-coller. Cliquez dessus et essayez de sélectionner par balayage un groupe de mots dans les 3 premières lignes. Les autres paragraphes ne sont pas sélectionnables, nous verrons plus loin pourquoi.
Les outils relatifs à du texte (surligner, souligner, barrer, sélectionner) sont reconnaissables à l'icône avec un T

Machine à écrire
: Cliquez sur l'outil "Machine à écrire", puis cliquez en un endroit vide de votre PDF. Tapez un mot. Vous pouvez ainsi remplir un champ de formulaire type administratif : Nom, Prénom, date de naissance, coche dans une case etc...

Outil note : Cliquez sur l'outil "Note autocollante", puis en un endroit de votre PDF. Un petit cadre de remplissage apparait et vous pouvez rédiger une note rapide, que vous ferez apparaitre en survolant avec votre souris.

Outil "Boite de texte" Cliquez sur cet outil puis en un endroit vide de votre PDF. Dessinez un rectangle. Vous pouvez écrire à l'intérieur un texte qui restera apparent dans votre PDF, après avoir cliqué à l'extérieur du rectangle.

Outil "Rappel" Dessine un petit cadre dans lequel on peut écrire, relié
par une flèche à un mot du texte ou une image,  pour explication.

Outil "Surligneur". En cliquant d'abord sur cet outil, on peut ensuite surligner un mot en le balayant. Intéressant. On peut changer la couleur de surlignage dans l'outil "Couleur de remplissage".
On trouve aussi à côté les outils de "Barré" et de "Soulignage".

Dessin : On peut dessiner diverses figures : flèches, traits, carrés, ovales, lignes brisées, polygones, lignes brisées, nuages etc.

Attachement de fichier : On peut, en un endroit d'un texte, attacher un fichier qui pourra être lu par le destinataire.

Il existe des quantités d'autres outils qu'il serait fastidieux d'énumérer, mais que vous pourrez tester vous-mêmes.

Une fois le texte complété, il suffit de le sauvegarder avec "Enregistrer sous" ou "Enregistrer une copie sous". Vous conservez ainsi une copie intacte du PDF original.

III Utiliser PDFXchangeViewer comme OCR
Votre document ouvert "VAE.pdf" est composé de trois parties distinctes :
1- les 3 lignes de chapeau, sous le titre. Elles proviennent d'un texte de traitement de texte, tapé au clavier. Chaque mot peut se sélectionner, se surligner, se copier etc... Essayez.
2- le reste du texte provient d'un scan : c'est donc une image. Vous ne pouvez ni sélectionner, ni copier, ni surligner un seul mot. Essayez.
3- l'image : elle provient d'un scanner mais ne peut être enregistrée en tant qu'image.

PDFXChangeViewer possède un outil intéressant : l'OCR (Reconnaissance Optique de caractères). Son icône située dans la barre d'outils est marquée OCR. Cliquez dessus. Le bouton "Tout" étant coché, cliquez sur OK.
Il va se produire un phénomène assez surprenant : le logiciel va balayer votre texte et coller, par dessus l'image des mots, une sorte de film transparent, contenant les mots eux-mêmes. C'est-à dire que ce mot va pouvoir être sélectionné, copié, surligné, souligné. On peut donc récupérer un texte qui provient d'un scan et qui a été ensuite transformé en PDF. Essayez, c'est magique.