Retour au menu

Récupérer un carnet d'adresses avec Gmail

I 1ère étape : construction de son carnet d'adresses ou bien exportation depuis une autre messagerie
On peut au choix soit construire son propre carnet d'adresses avec un tableur (Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc), ou bien le construire dans un logiciel de messagerie existant (Windows LiveMail, Thunderbird, Incredimail). On peut aussi le remplir dans un Webmail comme Gmail ou Outlook.com (remplaçant de Hotmail).
Dans tous les cas, nous allons transiter par l'étape 2 qui est le passage par un fichier csv ("comma separated values" = valeurs séparées par des virgules). Il faut obtenir un fichier de données disposées en colonnes, avec le nom de chaque champ exprimé en tête de colonne.

a) cas de la construction du tableau (ou mini base de données)

Nous allons prendre comme exemple un carnet d'adresses comportant les champs suivants :

Nom          Prénom           Mail                 Tél                 Adresse          CP                Ville
Ouvrez LibreOffice Calc (par exemple) et construisez votre tableau avec les noms de champs en tête de colonnes. Remplissez ensuite chaque colonne avec les données correspondantes à chaque fiche (une ligne étant une fiche).
Vous obtenez un carnet d'adresses que vous enregistrez normalement sous format de l'outil (ods pour LibreOffice, xls pour Excel etc).
Après l'avoir enregistré sous format normal, enregistrez-le à nouveau sous format csv cette fois, en lui conservant le même nom. Mettez-le sur votre Bureau

b) cas de l'exportation depuis un logiciel de messagerie
Quel que soit le gestionnaire de messagerie que vous employez, en allant dans les Contacts, vous trouverez un moyen d'exporter votre carnet d'adresses sous plusieurs formats différents. Choisissez le format csv (voir plus haut) qui est un simple fichier texte dans lequel chaque donnée est séparée de la précédente par une virgule ou un point-virgule, aboutissant ainsi à des colonnes et des lignes (forme de tableur).
Donnez un nom à ce fichier csv et mettez-le sur votre Bureau.


II 2ème étape : préparation du fichier csv pour l'importation depuis Gmail
Vous pouvez très bien laisser votre fichier csv tel qu'il est et il sera récupéré par Gmail. L'inconvénient est que seuls apparaitront les noms et les prénoms de chaque fiche et que tous les autres renseignements seront stockés dans un champ appelé "Notes". Autrement dit, l'adresse de messagerie notamment n'apparaîtra pas directement dans la page principale du carnet d'adresses.
Pour que le travail soit fait correctement, il faut parler à Gmail la langue qu'il connait : l'anglais.
Ouvrez donc le fichier csv stocké sur votre Bureau. Si le fichier ne se présente pas en colonnes, cochez "Point-virgule" à la place de "Virgule", ou inversement.
Remplacez les têtes de colonnes (7 dans notre cas) par les expressions suivantes (il en existe de nombreuses autres) :
Last Name    First Name     E-mail Address      Home Phone      Home Address      Home Postal Code      Home City
 

Attention : Supprimez toutes les colonnes inutiles du fichier csv, pour ne conserver que celles qui vous serviront ! Sinon, tous les renseignements, voire des contenus vides vont être stockés dans le champ "Notes" et saturer celui-ci, empêchant l'importation correcte des contacts.

Enregistrez le fichier en csv avec le même nom (remplacer). Il est prêt pour l'importation. 


II 3ème étape : importation proprement dite sous Gmail et fusion des doublons
a) importation du carnet d'adresses
Connectez-vous à Gmail. Dans le coin haut gauche de votre écran, Gmail est écrit en rouge gras. Cliquez sur le triangle à sa droite, puis sur Contacts. Si vous avez déjà des contacts, ils doivent apparaître. Dans la colonne de gauche, cliquez sur "Importer des contacts". Une fenêtre apparaît dans laquelle se trouve un bouton Parcourir. Cliquez dessus.
Naviguez dans votre arborescence jusqu'à atteindre votre Bureau. Sélectionnez votre fichier csv et cliquez sur Ouvrir. Son nom apparaît à droite du Parcourir.
Cliquez sur Importer. L'importation doit s'effectuer.
b) fusion des doublons
En haut de la liste des contacts, vous voyez le mot "Plus" : cliquez sur la flèche à sa droite. Cliquez sur "Rechercher et fusionner les doublons"
En se basant sur les noms et les prénoms, Gmail recherche s'il possède déjà ces fiches dans sa base. S'il en trouve, il vous les signale.
Attention : Des noms en majuscules dans une fiche et en minuscules dans une autre fiche ne seront pas considérés comme doublons. A vous de gérer ce problème.

Les fiches sont systématiquement cochées : vérifiez-les et décochez-les si nécessaire.
Cliquez sur "Fusionner". La fusion s'effectue. On vous signale que "Les contacts ont été regroupés"